KVKK

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ.

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası

Politika’nın Hazırlanma Amacı ve Kapsamı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 2010 yılında kişisel verilerin korunmasının Anayasal bir hak olmasının ardından 2016 yılında yürürlüğe girmiş kişisel verilerin işlenmesi aşamasında özel hayatın gizliliği ilkesini muhafaza etmek ve temel hak ve özgürlüklerin zarar görmemesi adına geliştirilmiş bu konu hakkında usul ve esasları gösteren hukuki bir koruma aygıtıdır.

6698 Sayılı Kanun’un (“KVKK” ya da “Kanun”) 16. Maddesi gereğince Veri Sorumluları Siciline kayıt olmakla yükümlü olan veri sorumlularının, kişisel veri işleme envanterine uygun olarak kişisel verilerin korunması ve işlenmesi politikası hazırlama yükümlülüğü vardır.

İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin, 6698 sayılı Kanun ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

 

TANIMLAR

Sicil; Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilidir.

Açık Rıza; belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza Kişisel Veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her tür bilgi Kişisel Verilerin İşlenmesi, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem İmha, Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesidir. Kişisel verilerin silinmesi, verinin hiçbir şekilde kullanılamaz hale getirilmesi işlemi Kişisel verilerin yok edilmesi, verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Veri kayıt sistemi; kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.

 

Kişisel Verileri Koruma Kanunun ve Yönetmeliğin Tanımladığı Özneler

 

Veri sorumlusu, kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

İlgili Kullanıcı, verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.

Alıcı Grubu, veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisidir.

İlgili kişi, kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.

Envanter, Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterdir.

Envanter hazırlama yükümlülüğü getirilmesinin nedeni; veri sorumlularının faaliyetlerine bağlı tüm süreçlerinde Kanuna uyumunun sağlanması, başka bir ifadeyle Kanuna aykırı bir kişisel veri işleme durumu olup olmadığının kolayca tespitinin sağlanmasıdır. Diğer bir ifadeyle, kişisel veri işleme faaliyetlerinin Kanuna uyumu ile ilgili veri sorumlusunun bir tür kendi kendini denetlemesidir.

 

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

 

MADDE 5 – (1) Kanunun 16 ncı maddesi gereğince Veri Sorumluları Siciline kayıt olmakla yükümlü olan veri sorumluları, kişisel veri işleme envanterine uygun olarak kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlüdür.

Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğe göre ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak envanterde asgari olarak;

 

• Veri kategorisi,
• Kişisel veri işleme amaçları ve hukuki sebebi,
• Aktarılan alıcı / alıcı grupları,
• Veri konusu kişi grupları,
• Kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi,
• Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
• Veri güvenliğine ilişkin alınan teknik ve idari tedbirler, yer almaktadır.

 

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

 

Kişisel verilerin işlenmesi, Kanunun 3. maddesinde tanımlanmıştır. Buna göre; veri sorumlusu olarak ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi, kişisel verilerin işlenmesi olarak kabul etmekteyiz.

Kişisel verilerin işlenme şartları ise Kanunun 5. maddesinde sayılmış olup, buna göre hareket edip aşağıdaki hallerden en az birinin bulunması durumunda kişisel verileri kanunen işlemekteyiz.

• İlgili kişinin açık rızasının varlığı,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının 1 hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. Kişisel verilerin işlenme şartları, yani hukuka uygunluk halleri, Kanunda sayma yoluyla belirlenmiş olup, bu şartlar genişletilemez.
• Veri sorumlusu sıfatıyla ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak, yukarıda sayılmış şartları sağlayarak veri işlemekteyiz.

 

I. AÇIK RIZA

Veri sorumlusu olarak ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. veri işleme faaliyetinin gerçekleştirilmesinde öncelikle diğer veri işleme şartlarından birine dayanılıp dayanılamayacağı değerlendirip, bunlardan hiçbirisi yoksa ilgili kişinin açık rızasının alınması yoluna başvurmaktayız.

 

II. KANUNLARDA AÇIKCA ÖNGÖRÜLMESİ

Veri işleme şartlarından birisi de kanunlarda açıkça öngörülmesidir. Kanunlarda kişisel verilerin işlenebileceğine ilişkin bir hüküm veri işleme şartını oluşturacaktır. Örneğin, İlgili mevzuat gereği çalışanların özlük dosyası tutulması, kolluk tarafından bir suç soruşturması sebebiyle, 2559 sayılı Polis Vazife ve Salahiyet Kanununun (PVSK) 5. maddesi uyarınca şüphelilerin parmak izlerinin alınması; 5352 sayılı Adli Sicil Kanunu uyarınca Adalet Bakanlığının kişilerin ceza mahkûmiyetlerine ilişkin verilerinin işlenmesi bu kapsamdadır.

 

III. FİİLİ İMKANSIZLIK

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

IV. SÖZLEŞMENİN KURULMASI VE İFASI İÇİN GEREKLİ OLMASI

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda ilgili kişilerin bu amaçla sınırlı olmak üzere kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür.

 

V. VERİ SORUMLUSUNUN HUKUKİ YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜ YERİNE GETİREBİLMESİ İÇİN ZORUNLU OLMASI

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlenmesinin zorunlu olduğu hallerde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak çalışanlara maaş ödeyebilmek için, çalışanın banka hesap numarası, bakmakla yükümlü olduğu kişiler, eşinin çalışıp çalışmadığı, sosyal sigorta numarası gibi verilerin elde edilmesi ve işlenmesi bu duruma örnek verilebilir.

İşveren sıfatıyla vergi denetimi sırasında çalışanlarıma veya hastalarıma ait bilgileri ilgili kamu görevlilerinin incelemesine sunmamız da bu kapsamda değerlendirilebilir.

 

VI. KİŞİSEL VERİLERİN İLGİLİ KİŞİ TARAFINDAN ALENİLEŞTİRİLMİŞ OLMASI

Kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verileri işlenebilecektir. Bu duruma örnek olarak ise bir kişinin belirli hallerde kendisiyle iletişime geçilmesi amacıyla iletişim bilgilerini kamuya açık şekilde ilan etmesi verilebilir. Kurumsal internet sitelerinde, çalışanların işyeri telefon numaraları ve kurumsal elektronik posta adreslerinin üçüncü kişilerin erişimine açık şekilde paylaşılması halinde de alenileştirmeden söz edilebilir. Ancak, kişisel verinin aleni kabul edilebilmesi için ait olduğu kişinin aleni olmasını istemesi gerekir. Başka bir ifade ile, alenileştirmenin gerçekleştirilebilmesi için alenileştirme iradesinin varlığı gerekir.

Bu sebepler prensip olarak bir kişinin kişisel verisinin herkesin görebileceği bir yerde olmasını alenileştirmek olarak algılamayıp, kişinin paylaştığı verisini sadece o amaçla alenileştirdiğini kabul etmektedir.

 

VII. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNİN BİR HAKKIN TESİSİ VEYA KULLANILMASI İÇİN ZORUNLU OLMASI

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür.

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak kurduğumuz sözleşmeler sona erdikten sonra, olası yasal takiplere karşı zamanaşımı süresinin sonuna kadar fatura, sözleşme, kefaletname gibi belgelerin bu amaçlar için saklanması bu kapsamda değerlendirilecektir.

 

VIII. VERİ İŞLEMENİN İLGİLİ KİŞİNİN TEMEL HAK VE ÖZGÜRLÜKLERİNE ZARAR VERMEMEK KAYDIYLA VERİ SORUMLUSUNUN VERİ SORUMLUSUNUN MEŞRU MENFAATLERİ İÇİN ZORUNLU OLMASI

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydı ile veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda, kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür.

Bazı durumlarda veri sorumlusunun meşru menfaati bakımından veri işleme söz konusu olabilmektedir. Örneğin çalışanlarımızın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, onların terfileri, maaş zamları yahut sosyal haklarının düzenlenmesinde ya da işletmenin yeniden yapılandırılması sürecinde görev ve rol dağılımında esas alınmak üzere çalışanlarımızın kişisel verilerinin işlenmesi veri sorumlusunun meşru menfaati kapsamında değerlendirmekteyiz.

 

 

 

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN TEMEL İLKELER

 

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uyum sağlanması ve uyumun sürdürülmesi kapsamında aşağıda sıralanan temel ilkeler benimsenmektedir:

Uluslararası belgelerde kabul görmüş ve pek çok ülke uygulamasına yansımış olan kişisel verilerin işlenmesine ilişkin temel ilkeler bulunmaktadır. Kanunun 4. maddesinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin usul ve esaslar 108 sayılı Sözleşmeye ve 95/46/EC sayılı Avrupa Birliği Direktifine paralel şekilde düzenlenmiştir.

Buna göre; Kanunda kişisel verilerin işlenmesinde sayılan genel (temel) ilkeler şunlardır:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin ilkeler, tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin özünde bulunmalı ve tüm kişisel veri işleme faaliyetleri bu ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmelidir.

 

A) Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma İlkesi

 

Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma, kişisel verilerin işlenmesinde kanunlarla ve diğer hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkelere uygun hareket edilmesi zorunluluğunu ifade etmektedir.

Dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından, veri işlemedeki hedeflerimize ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini her zaman dikkate almaktayız. Ayrıca prensip olarak ilgili kişinin beklemediği ve beklemesinin de gerekmediği sonuçların ortaya çıkmasını önleyici şekilde hareket etmekteyiz. Bahsedilen ilke uyarınca ayrıca ilgili kişi için söz konusu veri işleme faaliyetinin şeffaf olması ve veri sorumlusu sıfatıyla ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından bilgilendirme ve uyarı yükümlülüklerine her zaman uygun hareket etmekteyiz.

 

B) Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olma İlkesi 

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasının sağlanması noktasında aktif özen yükümlülüğü taşıdığımızın farkındayız. Buna uygun olarak da her zaman ilgili kişinin bilgilerini doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalları açık tutmaktayız.

 

C) Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşlenme İlkesi

• Kişisel verilerin işlenme amaçlarının belirli, meşru ve açık olması ilkesi;
• Kişisel veri işleme faaliyetlerinin ilgili kişi tarafından açık bir şekilde anlaşılabilir olmasını,
• Kişisel veri işleme faaliyetlerinin hangi hukuki işleme şartına dayalı olarak gerçekleştirildiğinin tespit edilmesini,
• Kişisel veri işleme faaliyetinin ve bu faaliyetin gerçekleştirilme amacının belirliliğini sağlayacak detayda ortaya konulmasını sağlamaktadır.

 

Bu itibarla ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak, kişisel veri işleme amaçlarının açıklandığı hukuki işlem ve metinlerde (açık rıza, aydınlatma, ilgili kişinin başvurularını cevaplama, veri sorumlusu siciline olan başvuru) belirlilik ve açıklık ilkesine uyumda yüksek bir hassasiyet gösterip, söz konusu hukuki metinleri karşı tarafa sunarken herkes tarafından kolayca anlaşılabilmesi adına teknik-hukuki terminoloji kullanımı minimum seviyede tutmaktayız.

Bu esasa uygun davranma aynı zamanda dürüstlük ilkesine uyum bakımından da önemlidir.

 

D) İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma İlkesi

 

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak işlenen verilerin belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olması, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin gereksiz yere işlenmesinden kaçınmaktayız. Bu noktada belirlenen amaca hizmet edebilmesi adına minimum seviyede kişisel veri işlemekteyiz.

Bunun gibi, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik olarak veri işlenmesi yoluna da gidilmemektedir. Ayrıca işlenen veri, sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan kişisel verilerle sınırlı tutulacaktır. ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. prensip olarak amacı gerçekleştirmeye yönelik yeterli verinin temin edilmesinden sonra, bunun dışındaki amaç için gerekli olmayan veri işlemeden kaçınmaktadır.

 

E) İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilme İlkesi

 

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. kişisel verilerin “amaçla sınırlılık ilkesi” nin bir gereği olarak işlendikleri amaç için gerekli olan süreye uygun olarak muhafaza etmektedir. Kanunun 12. maddesinde de belirtildiği gibi veri sorumlusu; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır. Bu konuda, ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak, idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlü olduğumuzun farkındayız.

Kişisel verilerin saklanması için amaçla sınırlılık ilkesi uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak belirlenen saklama sürelerinin yanı sıra, tabi olduğumuz ilgili mevzuat kapsamında da belirlediğimiz saklama süreleri mevcuttur. Buna göre; veri sorumlusu olarak ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak ilgili kişisel veriler için mevzuatta öngörülmüş bir süre varsa bu süreye riayet edecek; eğer böyle bir süre öngörülmemişse verileri ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktayız.

Bir verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep bulunmaması halinde, o veri silinecek, yok edilecek ya da anonim hale getirilecektir. İleride tekrar kullanılabileceği düşünülerek ya da herhangi bir başka gerekçe ile kişisel verilerin muhafaza edilmesi yoluna gidilemeyeceğinden yukarıda bahsedilmişti.

Ayrıca veri sorumlusu sıfatıyla ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak, Kanunun 16. maddesi uyarınca sicile kayıt için başvuru yaparken kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli azami süreyi Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 9. maddesini göz önünde bulundurarak tespit edip gerekli olan süreleri hukuki metinlerimizde yayınlanmıştır.

 

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

 

Özel nitelikli kişisel veriler, öğrenilmesi halinde ilgili kişi hakkında ayrımcılık yapılmasına veya mağduriyete neden olabilecek nitelikteki verilerdir. Bu nedenle ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak söz konusu nitelikteki verilerin korunması ve işlenmesi hususunda diğer kişisel verilere göre çok daha sıkı şekilde korunmaları gerektiğinin farkındayız. Nitekim kanun, bu verilere özel bir önem atfetmekte ve bu verilerle ilgili farklı bir düzenleme getirmektedir. Kanun bunları özel nitelikli kişisel veri ya da hassas veriler olarak kabul etmektedir. Özel nitelikli kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası ile ya da Kanunda sayılan sınırlı hallerde işlenebilir.

Kanuna göre ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak özel nitelikli kişisel verileri ilgili kişinin açık rızasını alarak işlemekteyiz.

Ancak Kanuna göre, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, ilgili kişinin açık rızası dışında aşağıdaki hallerde de mümkündür:

• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, ancak kanunlarda öngörülen hallerde,
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler, ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenebilir.

 

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

 

A) Kimlik Bilgisi:

Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu kişisel verilerdir; adı-soyadı, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası vb. bilgiler.

 

B) İletişim Bilgileri

İletişim bilgileri; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası gibi kişisel veriler.

C) Fiziksel Mekân Güvenlik Bilgisi

Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar vb.

 

D) Mesleki Deneyim

Çalışan adaylarının iş başvuru sürçlerinin yürütülmesi ve tamamlanması aşamalarında ve Çalışanların daha önceki iş, deneyim ve kariyerlerine ve özgeçmişlerine ilişkin bilgiler ile aldığı sertifikalar ve kurslara ilişkin bilgiler içeren kişisel veriler.

 

E) Finansal Bilgi

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. ile veri sahibi arasındaki hukuki ilişki kapsamında yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi kişisel veriler.

F) Özlük

Bu VERİ kategorisi bordo bilgileri, işe giriş çıkış belgesi işsizlik kayıt belgesi, iş kazası tutanağı, ibraname, personel izin formu vb. belgeleri içeren kişisel verilerdir.

 

G) Özel Nitelikli Kişisel Veri

KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtilen veriler (örneğin; kan grubu da dahil sağlık verileri, biyometrik veriler, din ve üye olunan dernek bilgisi gibi).

 

H) Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri

Adli sicil kaydı ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler

 

I) Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ.’nin ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla kişisel veri sahibinin aile bireyleri (örneğin; eş, anne, baba, çocuk) ve yakınları hakkındaki kişisel veriler.

 

J) Müşteri İşlem

Müşteri/ Ürün veya Hizmet satın alan kişiye ait vergi numarası, fatura çek-senet bilgilerini içeren kişisel verilerdir.

 

K) Pazarlama

Alışveriş geçmişi bilgileri, Anket, Çerez Kayıtları, Kampanya Çalışması ile elde edilen bilgiler vb.

 

L) İşlem Güvenliği

IP adres bilgileri, İnternet sitesi giriş-çıkış bilgileri, Şifre ve Parola Bilgileri vb.

 

M) Lokasyon

Bulunduğun yerin konum bilgileri vb.

 

N) Risk Yönetimi

Ticari, Teknik, İdari Risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler vb.

 

O) Hukuki İşlem

Adli Makamlarla Yapılan yazışmalardaki bilgiler ve dava dosyalarında yer alan bilgiler vb

 

KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. KVK Kanunu’nun 10. maddesine ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sahiplerinin bilgilendirilmesini sağlamak için gerekli süreçleri yürütmektedir. Bu kapsamda ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından veri sahiplerine sunulan aydınlatma metinlerinde aşağıda sıralanan bilgiler bulunmaktadır:

(1) Veri sorumlusu olarak ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. adres ve iletişim bilgileri

(2) ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından veri sahiplerinin, hangi kişisel verilerinin hangi amaçla işleneceği,

(3) İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,

(4) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,

(5) Veri sahibinin hakları olan;

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenmek,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etmek,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilmek,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini istemek ve yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,
• Öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini istemek ve yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etmek

 

 

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. TARAFINDAN KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN TALEPLERİNİN SONUÇLANDIRILMASI

 

Veri sahiplerinin kişisel verilerine ilişkin taleplerini ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ.’ye yazılı olarak veya KVK Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile iletmeleri durumunda, ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. veri sorumlusu sıfatıyla ilgili kişinin Kanun ‘nun 11 nci maddesinde yazılı herhangi bir hakkını Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak  kullanmak adına tarafımıza iletmiş olduğu talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir.

Veri sahipleri kişisel verilerine ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ doğrultusunda gerçekleştirmelidir.

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. veri güvenliğinin sağlanması kapsamında, başvuruda bulunan kişinin başvuruya konu kişisel verinin sahibi olup olmadığını tespit etmek amacıyla bilgi talep edebilir. Ayrıca kişisel veri sahibinin başvurusunun talebe uygun bir biçimde sonuçlandırılmasını sağlamak adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

 

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI

 

ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dahilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbir alınmaktadır.

Bu kapsamda ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından gerekli her türlü (i) idari ve (ii) teknik tedbirler alınmakta, (iii) bünyesinde denetim sistemi kurulmakta ve (iv) kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda öngörülen tedbirlere uygun olarak hareket edilmektedir

(1) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından Alınan İdari Tedbirler;

• ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. kişisel verilerin korunması hakkındaki mevzuata ilişkin olarak çalışanlarını eğitir ve bilinçlendirilmelerini sağlar.
• Kişisel verilerin aktarıma konu olduğu durumlarda, ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş olan sözleşmelere, kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini sağlamaya yönelik yükümlülükleri yerine getireceğine ilişkin kayıtlar eklenmesi sağlanır.
• ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri detaylı olarak incelenir, bu kapsamda, KVK Kanunu’nda öngörülen kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için atılması gereken adımlar tespit edilir.
• ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. KVK Kanunu’na uyumun sağlanması için yerine getirilmesi gereken uygulamaları tespit eder, bu uygulamaları iç politikalar ile düzenler.

 

(2) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından Alınan Teknik Tedbirler;

• Kişisel verilerin saklandığı sistem ve konumlara erişimin engellenmesi için teknolojiye uygun teknik önlemler alınıp, alınan önlemler periyodik olarak güncellenmektedir.
• ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından, iş birimi bazlı hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak erişim ve yetkilendirme teknik süreçleri tasarlanmalı devreye alınmaktadır.
• Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar da dâhil ilgili yazılım ve sistemler kurulmuştur.
• ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. bünyesinde çalışanlar, bu kapsamda alınan teknik tedbirler konusunda eğitilmiştir.
• ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. çalışanlarından, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklamayacakları ve işleme amacı dışında kullanamayacaklarına ilişkin taahhüt almaktadır. Bu taahhüt işten ayrılmalarından sonra da devam edecektir.
• ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. tarafından kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasına ilişkin hükümler eklenmiştir.
• Kişisel verilerin korunması ve gizliliğinin sağlanması konusunda ERBATUR GIDA, CAM, ELEKTRONİK, İNŞAAT, TEKSTİL, PLASTİK SANAYİ VE PAZARLAMA İTHALAT İHRACAT LTD. ŞTİ. olarak almış olduğumuz idari ve teknik tedbirler “Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikamızda” daha ayrıntılı bir şekilde anlatılmıştır.